Haastattelumuistiinpanot ja GDPR – mitä rekrytoijien on huomioitava?

”Onko haastattelumuistiinpanot luovutettava ehdokkaalle, kun GDPR astuu voimaan?” on yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita meille on esitetty viime aikoina. Kysymyksen taustalla on tietosuoja-asetuksen uudet säännöt, joiden mukaan ehdokkailla on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja kopio käsiteltävistä henkilötiedoistaan. Selvitimme, miten ehdokkaiden haastatteluvastauksia kannattaa ja täytyy asetuksen myötä käsitellä.

Haastattelumuistiinpanot ja GDPR – mitä rekrytoijien on huomioitava?

Oikeus omiin tietoihin ja vastauksiin 

GDPR:n myötä yksi henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteista on se, että henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa. Työnhakijan on saatava tietää muun muassa:

  • Onko hänen henkilötietojaan käsitelty
  • Mitä henkilötietoja on käsitelty
  • Miten pitkään tietoja käsitellään
  • Käsittelyn tarkoitus ja tietojen käsittely- sekä säilytysaika
  • Mistä tiedot on saatu, jos tietoja on kerätty muista lähteistä kuin ehdokkaalta

Henkilötietojen määritelmä! Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan suoraan tai yhdessä muiden tietojen kanssa yhdistää tiettyyn henkilöön. Esimerkkejä tiedoista, jotka voivat yksilöidä henkilön suoraan ovat: nimi, puhelinnumero, ja kotiosoite. Esimerkkejä tiedoista, jotka voidaan yhdessä muiden tietojen kanssa yhdistää henkilöön ovat: työhistoriatiedot ja työpaikka, tehtävänimike yrityksen nimen sekä työajan yhteydessä.

Miten asetus vaikuttaa haastattelumuistiinpanoihin?

Koska ehdokkaat kertovat haastatteluissa henkilökohtaisia tietoja itsestään, haastatteluvastaukset voidaan tulkita henkilötiedoiksi. Siksi on mahdollista, että itse haastatteluvastaukset on luovutettava ehdokkaalle. 

Entä sitten muut muistiinpanot? ”Haastattelumuistiinpanot” kattavat useimmiten paljon muutakin, kuin ehdokkaan vastaukset kysymyksiin. Moni kirjoittaa tapaamisen aikana muistiin ajatuksiaan ja vaikutelmia ehdokkaan vastauksista sekä arvioita tai tulkintoja siitä, miten hyvin ehdokas sopisi tehtävään.

Ajatus muistiinpanojen luovuttamisesta on herättänyt yleisesti huolen siitä, että ehdokas voi suhtautua negatiivisesti itseään koskeviin yhteenvetoihin tai vastauksia koskeviin muistiinpanoihin.

Vastaus siihen, onko kaikki muistiinpanot luovutettava, on lyhyt: tilanne on tällä hetkellä epäselvä.  

Omaa toimintatapaa kannattaa kuitenkin miettiä, jotta muistiinpanojen käsittely tapahtuisi mahdollisimman hyvin suhteessa lakimuutokseen. Jotkin yritykset katsovat, että itse tapaamista koskevat muistiinpanot ja haastattelua koskevat ajatukset luokitellaan työmateriaaliksi, jota ei tarvitse luovuttaa. Aiempien säädösten mukaan muistiinpanoja ja työmateriaalia ei ole tarvinnut luovuttaa eteenpäin, mutta kuten todettu, on kuitenkin epäselvää, päteekö tämä tulkinta myös GDPR:n tullessa voimaan.

On mahdollista, että ehdokkaan on saatava pääsy muistiinpanoihin. Kunkin rekrytoijan on hyvä tarkistaa toimintatavat, joilla haastatteluvastauksia ja tapaamisia koskevat muistiinpanot tehdään. 

Haastatteluvastausten ja muistiinpanojen käsittely 

Mikäli henkilötietoja sisältävät muistiinpanot on luovutettava ehdokkaalle, yksi toimintatapa on erottaa varsinaiset haastatteluvastauksia koskevat muistiinpanot kokonaan haastattelijan omista ajatuksista. Tällöin vastauksista erotetaan selkeästi rekrytoijan tai rekrytoivan esimiehen omat ajatukset siitä, miten hyvin ehdokas soveltuu tehtävään vastausten perusteella.

Tämä on mahdollista esittämällä kysymykset selkeästi esimerkiksi hyödyntämällä mallipohjaa ja selkeyttämällä vastausten tulkintaa tai arviointia sekä määrittelemällä, mitä muistiinpanoihin saa merkitä. Tällöin ehdokkaalla on oikeus saada pääsy ainoastaan vastauksissaan antamiinsa tietoihin.

On siis suositeltavaa määritellä selkeä kysymysrakenne ja käytäntö muistiinpanojen kirjaamiseen. Selkeä kysymysrakenne haastattelussa voi perustua esimerkiksi arviointimatriisiin, jollaista käytetään kompetenssipohjaisessa rekrytoinnissa. Kun vastaukset kirjataan suoraviivaisesti, niitä on helppo arvioida jälkikäteen ja esittää myös muille rekrytointipäätöksessä mukana oleville. Lisäetuna on se, että vastaukset voidaan luovuttaa rekrytoiville esimiehille, joilla on näin tukeva pohja päätöksenteolleen.

Alla on listattuna muutama seikka, joita on hyvä tarkastella ja pohtia muistiinpanojen organisoimiseksi: 

  • Relevantteja kysymyksiä. GDPR edellyttää, että arvioidaan tarkasti mitä henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä kerätään ja samoin haastattelussa esitettävien kysymysten on oltava rekrytoinnin kannalta relevantteja.
  • Käytäntö ja selkeä rakenne. Selkeä haastattelu- ja kysymysrakenne auttaa välttämään merkityksettömien henkilötietojen keräämisen ja käsittelemisen. Yrityksen on hyvä laatia myös yhteinen käytäntö, jossa määritellään, että minkä tyyppisiä kysymyksiä haastattelussa saa esittää ja mitä on kirjattava muistiin. Tässä yhteydessä henkilöstöosasto voi tarkistaa olemassa olevat rutiinit ja prosessit sekä ohjata GDPR:n kautta sitä, miten rekrytoivat esimiehet ja muut asianosaiset toteuttavat haastatteluja.
  • Kokoa muistiinpanot sähköisesti. Käsin kirjoitetut muistiinpanot on suojattava samalla tavalla, kuin sähköisetkin. On suositeltavaa siirtää muistiinpanot mahdollisimman pian sähköiseen järjestelmään, jossa niitä on helpompi hallita ja säilyttää.
  • Kirjaa muistiin vastaukset, älä omia arvioitasi. Jatkossa voi olla niin, että ehdokkailla on oikeus saada haastatteluvastauksensa, mutta ei välttämättä rekrytoijan tekemiä arvioita ja muistiinpanoja. Erota siksi vastaukset arvioista äläkä yhdistä henkilötietoja yksittäisiin vastauksiin. Näin minimoit riskin joutua hankalaan tilanteeseen. 

Tärkeää! Tämän asiakirjan sisältämät tiedot ovat oma tulkintamme GDPR:stä ja sen vaikutuksista rekrytointeihin sekä henkilötietojen käsittelyyn. Tiedot eivät ole oikeudellista neuvontaa.

Julkaistu 08.05.2018

Kategoriat: Rekrytointi, GDPR

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit