Luo hakijapersoona ja ymmärrä kohderyhmääsi paremmin

Hakijapersoona on keksitty kuvaus ihannehakijasta, jonka tarkoitus on selkeyttää kohderyhmäsi. Persoonaa hyödynnetään työpaikkailmoituksen laatimisessa tai ilmoituskanavien valinnassa. Kun työpaikkailmoitus suunnataan tietynlaiseen henkilöön, eli hakijapersoonaan, tulee viestistä osuvampi ja houkuttelee todennäköisemmin oikeita hakijoita. Kysymys kuuluukin, miten tällainen hakijapersoona luodaan?

Luo hakijapersoona ja ymmärrä kohderyhmääsi paremmin
Tämä artikkeli on toinen osa kolmiosaisesta blogisarjastamme.  
Lue ensimmäinen osa, jossa kävimme läpi, mikä hakijapersoona on.


Vaihe 1: Määrittele, minkä persoonan aiot luoda

Hakijapersoonan luominen ensimmäistä kertaa saattaa vaatia hieman enemmän vaivannäköä. Pääset helpoiten alkuun valitsemalla työtehtävän, johon rekrytoidaan suhteellisen usein. Tämän lisäksi ensimmäisen persoonan luominen helpottuu huomattavasti, jos organisaatiossanne jo työskentelee henkilöitä samankaltaisessa tehtävässä.

Vaihe 2: Kerää tietoa

Hakijapersoonasta tulee taatusti harhaanjohtava, mikäli se perustuu arvailuille ja olettamuksille kohderyhmästä. Kun olet päättänyt, mistä työtehtävästä haluat lähteä liikkeelle, on aika kerätä tietoa kyseisestä kohderyhmästä. Lisätietoja kannattaa kysyä rekrytoivalta esimieheltä, samanlaisessa työtehtävässä olevilta työntekijöiltä ja aiemmilta hakijoilta.

Esimiehiltä hyviä näkemyksiä

Rekrytoivilla esimiehillä on hyvä käsitys siitä, millaisia ominaisuuksia tehtävässä tarvitaan. Yhdessä esimiehen kanssa luotte vaatimusprofiilin, joka itsessään kertoo paljon hakijan tarvitsemista ominaisuuksista, mutta tämän lisäksi voit kysyä häneltä muista asioista, kuten:

  • Aikaisemmat työpaikat: hakijat, joilla on tietty työtausta, ovat ehkä osoittautuneet täydellisiksi työkavereiksi – tämä kannattaa sommitella mukaan hakijapersoonaan.
  • Työryhmä: Miten uusi henkilö vaikuttaa muuhun ryhmään? Johdetaanko kaikkea keskeisesti vai onko kyseessä matala organisaatiorakenne?
  • Tittelit ja kokemus: Onko olemassa samanlaisia rooleja tai titteleitä, jotka voivat kertoa siitä, että henkilöllä on oikeanlaista kokemusta?
  • Koulutus: Sopiiko jokin tietty koulutus erityisen hyvin työtehtävään? Onko tietyistä korkeakouluista tai joiltain koulutusaloilta aiemmin tullut sopivia hakijoita?
  • Motivaatio: Mikä motivoi työntekijöitä? Esimerkiksi myyjälle voi olla suuri merkitys, tekeekö hän paljon nopeita kauppoja vai pitkäjänteisempää asiakassuhteiden rakentamista.
  • Negatiiviset tekijät: Mistä tällainen henkilö ei pidä, ja mihin hänen ei tarvitse myöskään mukautua täällä? Tietty työtapa, -tahti tai -ilmapiiri voivat olla tyypillisiä tekijöitä, jotka saavat monet hakeutumaan muihin organisaatioihin. 

Työntekijät tietävät, kuka viihtyy ja kuka ei

Et tietenkään rekrytoi samaa henkilöä kerta toisensa jälkeen ja erilaisilla näkökulmilla voi olla hyvä vaikutus tiimiin kokonaisuudessaan, mutta jututtamalla yrityksen työntekijöitä voit kuitenkin saada selville, millaisia persoonia hakeutuu työtehtävään ja viihtyy työpaikalla pitkään.

  • Miksi hait töitä täältä?
  • Mitä mieltä olet yrityskulttuuristamme?
  • Mitä ominaisuuksia mielestäsi tarvitaan työssäsi pärjäämiseen?
  • Mikä oma tavoitteesi on? Mitä haluat saada työltäsi?
  • Mitä osa-aluetta arvostat eniten omassa työssäsi?
  • Miksi hakeuduit pois edellisestä työstäsi?

Aikaisemmat hakijat

Kun olet kerännyt tarpeeksi tietoa esimieheltä ja työntekijöiltä, voit testata, kuinka hyvin ominaisuudet täsmäävät niiden hakijoiden kanssa, jotka teille nykyään hakevat. Tarkastele aikaisempia rekrytointeja ja potentiaalisina pidettyjä hakijoita. Näiden hakijoiden ja saamasi tietojen välillä pitäisi löytyä yhteisiä piirteitä.

Voit myös keskustella niiden hakijoiden kanssa, jotka ovat päässeet pitkälle nyt käynnissä olevassa rekrytoinnissa. Vaarana on kuitenkin, että hakijat värittävät vastauksiaan hieman parantaakseen mahdollisuuksiaan päästä seuraavaan vaiheeseen.

  • Miksi haet meille töihin?
  • Mitä odotuksia ja toiveita sinulla on uudesta työtehtävästä? – jotain, mitä jäit kaipaamaan edellisellä työpaikallasi?
  • Mitä tarvitset viihtyäksesi työssäsi ja kollegoidesi kanssa? 

Vaihe 3: Luo hakijapersoona        

Kun taustatyöt on tehty, on aika siirtyä hakijapersoonan luomiseen. Hakijapersoona kuvaa niitä pääasiallisia piirteitä ja ajatuksia, jotka ovat tulleet esille keskusteluissa työntekijöiden, hakijoiden ja esimiesten kanssa. Kaikkea ei tarvitse kirjoittaa ylös eikä valikoida yhteensopivia asioita – hakijapersoonan tulee heijastaa tavallisimpia esiinnousseita asioita.

Mikäli tehtävään rekrytoidaan usein ja kyseessä on iso tiimi, voit luoda useamman kuin yhden persoonan. Vaikka työntekijät jakavat samoja työtehtäviä, ovat he todennäköisesti hakeneet työtä eri syistä ja taustoilla. Jos huomaat selkeän jakauman voit luoda usean sopivan persoonan yhtä roolia kohden.

Persoonan yhteenvetoon tulee sisällyttää seuraavat kategoriat:

  • Tausta: Koulutus tai relevantti työkokemus
  • Tavoite: Mitä hakija odottaa työtehtävältä/paikalta?
  • Rooli ja kokemus: Onko hakija työskennellyt jossain muualla ja päätynyt sen ansiosta tänne?
  • Työympäristö: Millaisessa ympäristössä henkilö viihtyy? Mitä hän vaatii työpaikaltaan?
  • Valmiudet: Onko henkilöllä joitain erityistaitoja tai asiantuntijuutta?
  • Kipupisteet: Mistä henkilö ei pidä työpaikalla tai rekrytointiprosessissa?

Listaa itsellesi ylös kaikki pääasiat. Samankaltaiset kohdat voi ottaa pois tai kirjoittaa yhteen. Mitä useampi on nimennyt samoja asioita, sitä tärkeämpää on, että ne asiat otetaan huomioon. Lopuksi sinulla pitäisi olla jäljellä 2–3 tiivistettyä kohtaa jokaisessa kategoriassa.

Jos haluat, voit myös antaa persoonalle nimen ja kasvot – tämä auttaa näkemään samaan rooliin sopivien persoonien erot ja pitämään eri tehtäviin luodut persoonat erillään.

Esimerkki hakijapersoonasta

Tuntuuko vieläkin epäselvältä? Loimme avuksesi esimerkin hakijapersoonasta. Hypätään yli pitkä lista tietolähteitä ja sanotaan yksinkertaisesti, että keksimämme yritys, joka myy toimistotarvikkeita, haluaa palkata lisää henkilöstöä asiakastukeen. Tehtävässä on luonnollisesti erilaisia persoonallisuuksia ja ihmisiä töissä, mutta tehtävään ”asiakasneuvoja ja tilausten käsittelijä” loimme persoonan nimeltä Asiakasneuvoja Anssi.

 

hakijapersoona-esimerkki

 

Nimeksi olisi yhtä hyvin voinut antaa Ohjeidenantaja Outi, sillä vaadittavat taidot ovat sukupuolineutraaleja ja iästä sekä etnisyydestä riippumattomia.

Koska hakijapersoona on fiktiivinen hahmo ja edustaa kohderyhmäänne, on siitä myös hyötyä työnantajamielikuvan luomisessa ja hakijakommunikoinnissa. Pidä kuitenkin huoli, ettei sisältöön pääse vahingossa sukupuoliviittauksia tai kuvauksia, jotka sulkevat pois jonkin ikäryhmän, kansallisuuden tai sukupuolen, johon ei suoraan viitata hakijapersoonassa.

Hakijapersoonan profiili voi olla vieläkin monimutkaisempi, mutta sisällyttämällä siihen ainakin edellä mainitut osat, saat heti selkeämmän näkökulman hakijalähtöiseen kommunikointiin.

Hakijapersoonan hyödyntäminen

Sarjan ensimmäisessä artikkelissa kävimme läpi, mikä hakijapersoona on, ja nyt tiedät mitä persoonan luomiseen vaaditaan. Julkaisemme pian sarjan viimeisen osan; Näin käytät hakijapersoonaa työnantajamielikuvan luomisessa ja rekrytoinnissa, jossa kerromme yksityiskohtaisemmin, miten hyödynnät hakijapersoona rekrytoinnissa.

Tilaa blogi, niin saat ilmoituksen heti, kun seuraava osa julkaistaan!

Tilaa blogimme tästä

Lue myös:

Julkaistu 26.10.2018

Kategoriat: HR, Rekrytointiratkaisut, Rekrytointi, Hakijapersoona

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit