Näin hyödynnät sähköpostimalleja hakijan hylkäämiseen

Yrityksen maineen ja tulevien rekrytointien kannalta on hyvin tärkeää, että hakijoiden oikeaoppinen hylkääminen on hallussa. Tästä blogista löydät parhaat vinkit hakijoiden hylkäämiseen. Muista napata lopusta konkreettiset sähköpostimallit, joiden avulla pääset alkuun!

sahkopostimalli-hakijan-hylkaamiseen

Mitä hyötyä hyvästä ”Ei kiitos” -palautteesta on?

Me ReachMeellä mittaamme CNPS-lukua. Lyhenne tulee englannin kielen sanoista Candidate Net Promoter Score, ja se vastaa kysymykseen ”Kuinka todennäköisesti suosittelisin yritystä työnantajana kaverille tai kollegalle?” Olemme huomanneet, että luku huononee aina, kun hylkäämme enemmän hakijoita kuin tavallisesti. Hylkäyksien erinomainen hoitaminen pehmentää ongelmaa huomattavasti, ja CNPS-luvun huononeminen pystytään jopa kokonaan välttämään.

Lisäetuna on se, että oikeaoppinen hylkäys auttaa varmistamaan onnistuneet rekrytoinnit tulevaisuudessa. Hylkäyksen saanut hakija voi ajan myötä kehittyä suuresti, ja saattaa tulevaisuudessa olla hyvinkin varteenotettava ehdokas toiseen tehtävään. Ei voi ikinä tietää, millaisia tarpeita organisaatiossa herää ja joihin aikaisemmin hylätty hakija voisi sopia täydellisesti. Tavoitteena onkin, että hakija voisi ajatella hakevansa joskus uudelleen. Samalla positiivinen sana leviää yrityksestä. Heikko hakijakokemus puolestaan levittää huonoa mainetta nopeasti.

Soittaako vai ei?

Kysymys herättää varmasti monenlaisia mielipiteitä. Mikäli olet tavannut hakijan henkilökohtaisesti, on hyvä ottaa puhelin käteen ja kertoa itse, miksi hakija ei edennyt seuraavaan vaiheeseen. Jos hakija ei ole ehtinyt edetä ensimmäistä vaihetta pidemmälle, todennäköisesti pelkkä sähköposti riittää. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että mitä pidemmälle hakija on edennyt rekrytoinnissa, sitä huolellisemmin ja henkilökohtaisemmin palaute pitäisi välittää. Jos hakijoita on esimerkiksi enää kaksi jäljellä, on hyvä antaa kieltäytymisen lisäksi henkilökohtaista palautetta.

Miten hakijoiden hylkääminen tulisi sitten hoitaa?

Vastaus kysymykseen riippuu pitkälti siitä, tapahtuuko hylkääminen sähköpostilla vai puhelimitse. Sähköposteja varten kannattaa olla valmiina pari hyvää mallia, jotta palautteen antaminen sujuisi sutjakkaammin. Puhelussa kannattaa kertoa ensin päätös, ja sitten kysyä hakijalta kuinka perusteellista palautetta hän toivoo. Jotkut haluavat palautetta ainoastaan koskien heidän hakijaprofiiliaan, ja sitä päätöstä tulee kunnioittaa. Luonnostele ennen puhelua, mitä aiot sanoa. Hakijalle täytyy jäädä jotain konkreettista käteen puhelusta, sekä tunne siitä, että hän on saanut arvokasta ja kunnioittavaa kohtelua.

Mikä tekee sähköpostien lähettämisestä helppoa?

Huonojen uutisten antaminen voi tuntua hankalalta. Monella on helposti taipumusta tehdä hylkäämisestä suurempi numero kuin mitä se todellisuudessa on. Hakija ei välttämättä suhtaudu kovin tunteikkaasti työnhakuun: ehkä hän työskentelee jo kiinnostavassa roolissa tai hänellä on useita hakuprosesseja käynnissä samaan aikaan. Ei kiitos -viesti on helpompi välittää, kun rekrytoijana vastaat itse päätöksestä ja tiedät siihen johtaneet syyt. Jos taas rekrytoiva esimies on tehnyt päätöksen hylkäämisestä etkä tiedä sen perusteluja, on hyvä olla yhteydessä häneen ennen hylkäysuutisen lähettämistä. Näin vältät puutteellisen hylkäämisen – on HR:n vastuulla asettaa raamit palautteelle sekä pitää aina hakijan näkökulma mielessä.

Mitkä ovat yleisimmät virheet hakijan hylkäämisessä?

Kuten aiemmin mainittu, ei-toivotun palautteen tyrkyttäminen on tavallinen virhe. Toisena on hylkäysviestin lykkääminen. Mitä ennemmin, sen parempi. Sulje ovi reilulla tavalla ja anna hakijalle jotakin, jonka avulla hän voi onnistua tulevaisuudessa paremmin.

Mitkä ovat tavallisimmat selitykset? Miten hakijat tulkitsevat ne?

Monet sanovat hylkäysviestissään ”Saimme paljon hakemuksia, ja valitsimme jonkun kokeneemman”. Harva kuitenkaan ottaa väitteen todesta: esimerkiksi ohjelmistokehittäjä tietää, että tehtävään ei todennäköisesti ole tullut kuin muutama hakemus. Aidosta palautteesta voi aina ottaa jotain korvan taakse, joten päälleliimatut tekosyyt kannattaa jättää pois. Hakija varmasti kuulee mielellään päätökseen johtaneet todelliset syyt.

Toimivatko sähköpostimallit joka tilanteessa?

Alla olevat esimerkkimallit ovat hyviä perusmalleja, mutta niiden lisäksi voi olla hyvä muotoilla myös omia malleja, jotka on esimerkiksi suunnattu tietyille hakijatyypeille. On kuitenkin paljon parempi lähettää alla oleva malli suoraan kopioituna hakijoille kuin olla lähettämättä mitään. Mallit toimivat minimitason panostuksena, joten niitä kannattaa vielä mukauttaa yrityksen omien tarpeiden mukaisiksi.

 →    Sähköpostimalli: hakijan hylkääminen alkuvaiheessa

Hei [%RECIPIENT_FIRST_NAME%],

Kiitos hakemuksestasi ReachMeelle. On mahtavaa, että olet kiinnostunut meistä työpaikkana. Olemme saaneet tähän tehtävään paljon hakemuksia, ja valitettavasti valintamme kohdistui tällä kertaa johonkuhun toiseen. Mikäli Sinulle sopii, pidämme mielellämme profiilisi tallessa tulevia hakuja varten ja lähetämme päivityksiä, kun uusi sinua mahdollisesti kiinnostava tehtävä aukeaa.

Kiitämme Sinua ajastasi ja kiinnostuksestasi!

    Sähköpostimalli: Pidemmälle edenneen hakijan hylkääminen 

Hei [%RECIPIENT_FIRST_NAME%],

Kiitos hakemuksestasi ReachMeelle. Toivomme, että sait meistä positiivisen vaikutelman, vaikka tällä kertaa emme etene kanssasi pidemmälle. Olemme korvamerkinneet Sinut erityisen kiinnostavaksi, joten toivomme, että pysymme yhteyksissä tulevaisuudessa aukeavien työpaikkojen merkeissä. Kuulemme mielellämme mielipiteesi hakuprosessista. Voit antaa meille palautetta täyttämällä oheisen lomakkeen. Mikäli sinulla on kysyttävää tai haluat saada henkilökohtaista palautetta, voimme sopia puhelun Sinulle sopivana ajankohtana.

Kiitämme sinua ajastasi ja kiinnostuksestasi!

 

Tutustu myös näihin blogeihin:

Julkaistu 19.09.2019

Kategoriat: Tehostaminen, Hakijakokemus, Hakijan hylkääminen

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit