Out of office – osa 4: Kuinka perehdyttää uudet työntekijät etänä?

Koronaepidemian myötä osa yrityksistä joutuu lomauttamaan tai irtisanomaan väkeä, ja sitäkin useampi joutuu löytämään uusia tapoja kulkea arjessa eteenpäin. Toisaalta esimerkiksi netti- ja vähittäistavarakaupan sekä terveydenhuollon aloilla rekrytointivolyymit ovat voimakkaassa kasvussa. Tässä blogissa käymme läpi, kuinka perehdytät vastapalkatut työntekijät onnistuneesti – etänäkin.

out_of_office_osa_4_etaperehdytys

Esiperehdytys – lähtölaskenta ensimmäiseen työpäivään

Esiperehdytyksellä tarkoitetaan aikaa työsopimuksen allekirjoittamisen ja ensimmäisen työpäivän välillä. Se on toiminto, joka lähes aina toteutetaan pitkälti etänä, digitaalisessa ympäristössä. Vallitsevissa olosuhteissa esiperehdyksen tärkeys on korostunut.

Hyvään esiperehdytykseen investoiminen tuo mukanaan silminnähtäviä etuja:

  • Lisää tehokkuutta. Uuteen työhön orientoituminen kestää aina jonkin aikaa. Tyypillisesti uudella työntekijällä kestääkin noin vuosi päästä täyteen potentiaaliinsa. Hyvin organisoitu esiperehdytys voi olla merkittävä apu, ja sen seurauksena uusi työntekijä pääsee nopeammin alkuun työssään.
  • Korkeampi sitoutuneisuus. Tutkimuksen mukaan 28 prosenttia hakijoista otti vastaan työtarjouksen mutta jättäytyi pois ennen ensimmäistä työpäivää (Lähde: Robert Half). Esiperehdytys antaa mahdollisuuden uuden työntekijän nopeaan sitouttamiseen. Jos yrityksenne rekrytoi alalla, jossa osaajista käydään kovaa kilpailua, on tärkeää pitää kommunikaatiokanavat avoimina jo ennen töiden alkua. Hiljaisuus voi olla vaarallista, sillä tuona aikana hakijat saavat usein työtarjouksia myös kilpailijoilta.

4 askelta onnistuneeseen esiperehdytykseen:

1. Tarjoa kattava tietopaketti 

Lähetä uudelle työntekijälle tietopaketti, joka sisältää:

  • Yritysesittelyn
  • Listan työsuhde-eduista
  • Yrityksen kulttuurit ja rutiinit
  • Käytännön tietoa, mm. ovikoodit, avaimet, parkkipaikat
  • Tietoa työajoista ja lomista
  • Sen, mitä odotatte työntekijältä sekä työn alkuun liittyviä tärkeitä päivämääriä

Lähetä kaikki tieto yhtenä pakettina. Vaihtoehtoisesti voit pilkkoa sen pienempiin osiin ja ripotella palaset esiperehdytysjakson varrelle.

2. Tekniset asiat kuntoon

Ensimmäinen työpäivä on usein pullollaan teknisten asioiden selvittelyä. Olisi tietenkin parempi, että päivä olisi pyhitetty uusiin kollegoihin tutustumiselle, eikä käytännön asioihin hukkumiselle. Lähetä uudelle työntekijälle lomake, jonka avulla hän voi ilmoittaa haluamansa työkoneen ja -puhelimen. Tarvikkeet on hyvä toimittaa hyvissä ajoin, jotta vastapalkattu ehtii ottaa ne käyttöön.

3. Lähetä kollegoiden terveiset

Anna tulevien kollegoiden nauhoittaa lyhyet videoterveiset, jotka voit ladata yrityksen intranetiin tai digitaaliseen perehdytysympäristöön. Uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, kun ensimmäisenä päivänä videopuheluyhteyden päässä odottaa joukko tuttuja kasvoja.

4. Tarjoa UKK

Kokoa yhteen UKK (Usein Kysytyt Kysymykset) ja lähetä se uudelle työntekijälle PDF:nä.

Perehdytys etänä – ensimmäinen työpäivä koittaa

Ennen epidemiaa työntekijän tulo työpaikalle teki selkeän eron perehdytyksen ja esiperehdytyksen välille. Nykytilanteessa raja on hämärtynyt, sillä monessa yrityksessä perehdytys hoidetaan kokonaan digitaalisesti.

Ensimmäisen puolivuotisen aikana työntekijä tekee päätöksen siitä, jääkö yrityksen leipiin vai ei. Perehdytyksen toteutuksella onkin suuri merkitys sen kannalta, kuinka sitoutunut henkilö on. Tulee kalliiksi joutua parin kuukauden jälkeen tekemään uutta rekrytointia. Hyvä perehdytys auttaakin takaamaan uuden työntekijän menestymisen ja viihtyvyyden uudella työpaikallaan.

Suurin ero ”tavallisen” ja etänä tapahtuvan perehdytyksen välillä on tietenkin sosiaalinen aspekti. Uusi työntekijä voi kokea olonsa hyvin yksinäiseksi, kun jää paitsi kahvihuoneessa rupattelulta tai after workeilta. Perehdytyksessä on siis tärkeää ottaa huomioon myös sosiaaliset haasteet.

4 vinkkiä onnistuneeseen perehdytykseen

1. Virtuaalilounas piristää ensimmäistä työpäivää

Onko teillä tapana käydä yhdessä lounaalla uuden kolleganne kanssa hänen ensimmäisenä työpäivänään? Älä anna etäisyyden laittaa kapuloita rattaisiin! Pitäkää yhteinen lounas Zoomin tai Skypen välityksellä ja tilatkaa noutoruokaa esimerkiksi Woltilla.

2. Luo virtuaalinen kahvihuone

Luo johonkin yrityksenne sisäiseen kommunikaatiokanavaan virtuaalinen kahvihuone, joka toimii samalla tavalla kuin fyysinen vastineensa: kahvihuoneessa väkeä tulee ja menee, rupattelee hetken mukavia ja palaa sitten omalle työpisteelleen. Vastapalkatun näkökulmasta virtuaalinen kahvihuone on hyvä tilaisuus tutustua työkavereihin.

3. Ota käyttöön kummiohjelma

Vanha kunnon kummisysteemi on entistäkin hyödyllisempi etätöissä. Yhdistä uusi työntekijä kokeneempaan kollegaan, joka toimii perehdytyskummina. Näin he voivat soitella tai viestitellä toisilleen esimerkiksi siitä, kuinka uudella työntekijällä on mennyt.

4. Kokoa vinkkikirjasto

Työskentely kokonaan etänä on monelle uutta, ja siksi työnantajan on annettava etätöissä pärjäämiseen riittävästi apua ja tukea. Googlaa ja kokoa yhteen lista hyödyllisistä artikkeleista ja oppaista, jotka opastavat sujuvaan etätyöarkeen. Jaa sitten lista työntekijöille, josta he voivat löytää tarvitsemaansa materiaalia.

Jokaisen yrityksen kohdalla on tärkeää saattaa uusi työntekijä mahdollisimman tuottavaksi mahdollisimman nopeasti. Hänen täytyy sopeutua uudelle työpaikalleen sekä sisäistää yrityksen kulttuuri ja tavoitteet toimiakseen osana sitä ja viihtyäkseen työssään.

Haluatko tietää lisää perehdytyksestä koronaepidemian aikana? Lataa alta ilmainen oppaamme!

OPAS: PEREHDYTYSTÄ ETÄNÄ

Lue myös:

 

Julkaistu 15.04.2020

Kategoriat: HR, Rekrytointiratkaisut, Hakijakokemus, Työnantajamielikuva, Perehdytys

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit