7 syytä lopettaa sähköpostitse rekrytoiminen

Otatko edelleen hakemuksia vastaan sähköpostilla? Lähetätkö CV- ja hakijatietoja eteenpäin kollegoille sähköpostitse? Tallennatko kiinnostavien työnhakijoiden tietoja sähköpostitilillesi tai tietokoneellesi? Tässä on listattuna 7 syytä siihen, miksi kannattaisi toimia toisin.

7 syytä lopettaa sähköpostitse rekrytoiminen

1. Pääsy sähköpostiin loman tai sairauden aikana

Äkillinen influenssa iskee ja toivut kotona kaksi viikkoa. Onko työpaikallasi olemassa joku toinen, johon voit luottaa tarpeeksi antaaksesi hänelle salasanan sähköpostiisi? Riskinä on, että kirjautunut henkilö voi lukea hänelle kuulumatonta kirjeenvaihtoa, tai hän ei tunne sinun tapaasi käsitellä ja lajitella uusia saapuneita hakemuksia. Toisaalta, jos joku muu ei ole hoitamassa rekrytointia poissaolon aikana, kohdataan suuri riski menettää hyviä hakijoita tai luoda huono hakijakokemus prosessista.

2. GDPR

Yhteinen postilaatikko, jossa useampi työntekijä voi kirjautua ja tarkastella saapuneita asiakirjoja, ei myöskään ole optimaalisin ratkaisu. GDPR, eli uusi tietosuoja-asetus, joka korvaa nykyisen henkilötietoasetuksen, tuo velvollisuuden olla kartalla siitä, ketkä käsittelevät hakijoiden tietoja ja miten kauan niitä säilytetään. Koska henkilötiedot on poistettava tietyn ajanjakson kuluttua, on sinun löydettävä kaikki paikat, joissa hakemustiedostoja tai hakijoiden yhteystietoja voi olla: saapuneet viestit, lähetetyt viestit, rekrytoivalle esimiehelle välitetyt viestit, excel-tiedostot, tulostetut ansioluettelot, tietokoneelle tallennetut tiedostot…

3. Hakijakokemus ja palaute

Uskotko, että kaikki jotka hakevat työpaikkaa yrityksestänne saavat ilmoituksen siitä, että hänen hakemuksensa on saapunut perille? Muistatko antaa palautteen hakijalle, joka ei pääse rekrytointiprosessissa eteenpäin? Jos et, yrityksenne maine työnantajana saattaa olla vaarassa. Palautteen puute voi luoda negatiivisen kokemuksen hakijalle, jonka vuoksi hän ei tule hakemaan yrityksenne työpaikkoja tulevaisuudessa, hakija kehottaa myös tuttujaan olemaan hakematta yrityksen työpaikkoja tai pahimmassa tapauksessa hakija pui huonoa hakijakokemustaan sosiaalisessa mediassa! Sähköpostiviestintä voi olla suuri haaste, kun on hallittava palautteen antaminen useille hakijoille, jotka ovat hakeneet eri tehtäviin yrityksessä.

4. Digitaalinen postilaatikko, mutta manuaalinen käsittely

Unohdamme usein, kuinka monta minuuttia kuluu kunkin hakijan kohdalla siihen, että tallennetaan erilaisia tietoja hakijaan liittyen, kuten CV ja hakemuskirje, yhteystiedot, haettu työtehtävä sekä kirjoittamasi suositukset, jos hakija jatkaa alkukarsinnan jälkeen prosessissa eteenpäin. Keskitytään nyt vain siihen hetkeen, kun vastaanotat hakemuksia ja tarkkailet sähköpostilaatikkoa. Hakemusten lisäksi saat sähköpostiisi yhteydenottoja hakijoilta, jotka tulee lajitella haettujen työtehtävien mukaisesti, ja viestejä, jotka vaativat jatkotoimenpiteitä. Tämän lisäksi sähköpostilaatikkosi sisältää viestejä kollegoilta, ja myös muuta tavanomaista kirjeenvaihtoa, joka sijaitsee hakemusviestien joukossa. Ethän unohda myös tarkastella roskapostiasi varmistuaksesi siitä, että hakemuksia ei ole vahingossa päätynyt roskapostilaatikkoon?

5. Sisäinen viestintä hakijoihin liittyen

Hakijoiden pallottelu rekrytointiprosessin aikana voi tuntua monimutkaiselta palapeliltä, kun rekrytointi toteutetaan sähköpostin välityksellä: kommunikointi rekrytoivan esimiehen kanssa, haastateltavien ehdokkaiden valitseminen yhdessä, aikataulujen yhteensovittaminen sekä esimiesten että haastateltavien hakijoiden kanssa, haastattelumuistiinpanojen tallentaminen… Vaarana on, että jotain häviää käsittelyn aikana, ja et sen vuoksi löydä oikeaa osaajaa työhön tai se, että potentiaalinen kandi on löytänyt miellyttävän työtehtävän toisaalta, prosessin venähtäessä.

6. Tilastot ja seuranta

Kuinka pitkä on yrityksenne time-to-hire? Mitkä ilmoituskanavat tuovat parhaan lopputuloksen? Minkälainen on tyypillisen hakijan profiili? Sähköpostin kautta on hankala seurata rekrytoinnin tilastoja ja KPI-lukuja, eli niitä tunnuslukuja ja mittausarvoja, joita johtoryhmä ja toimitusjohtaja erityisesti arvostavat. Toinen lisäarvo on, että tilastot voivat auttaa teitä säästämään rahaa osoittamalla mitkä julkaisukanavat tuovat eniten, ja ennen kaikkea, parhaimpia hakijoita. Et siis enää käytä rahaa turhiin julkaisukanaviin.

7. Hakijapankki

Ehkä hakija ei tällä kertaa saanut työtä yrityksestänne, mutta hän voisi silti olla mielenkiintoinen tulevia työtehtäviä ajatellen? On hyvä olla hakijapankki tulevaa yhteydenpitoa varten. Sama pätee myös muuta rekrytointiviestintää ja kiireisiä työnhakuja silmällä pitäen. Hakijoiden tallentaminen sähköpostikansioihin tai excel-tiedostoihin tuo mukanaan vain enemmän vaivaa kuin lisäarvoa. On hankalaa etsiä tarvittavaa tietoa hakijoista, kuten CV:n tietoja, osaamistietoja tai avainsanoja.

Ja otitko huomioon GDPR:n? Et myöskään pysty tallentamaan hakemuksia kauaa – ja saattaa olla ärsyttävää, kun kalenterimuistutukset hakemusten poistamisesta hyppivät näytöllesi pitkin päivää. Hakijapankki on yksinkertaisesti helpompi tapa käsitellä hakijoita – hakemukset löytyvät samasta paikasta, ja vanhat hakemukset poistuvat automaattisesti tietyn ajanjakson kuluttua.

Ota käyttöösi rekrytointityökalu

Automaattinen hakijapalaute, hakemustietojen koottu tallennus, GDPR:n noudattaminen, tilastojen ja hakijapankin kerääminen ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, mitä rekrytointityökalun avulla pystytään hallitsemaan. Tämä tuo paljon säästettyä aikaa sekä sinulle rekrytoijana, että rekrytoiville esimiehille.

Lataa rekrytointityökalun osto-opas

 

Julkaistu 14.11.2017

Kategoriat: GDPR, Rekrytointityökalu

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit