E-postmal for rekruttering – takk for din søknad!

Gir dere tilbakemelding til alle kandidatene som har søkt på en stilling hos dere? Vet de om dere har registrert søknaden deres, eller hører de først fra dere etter at stillingen er bemannet? Rekruttering via ATS (application tracking system) gjør at det ikke tar mange minutter å sende en bekreftelse på at søknaden er mottatt, dessuten gir det en positiv effekt for kandidatenes opplevelse av rekrutteringsprosessen. Tenk over hvordan du gir tilbakemeldinger til kandidater, og bruk gjerne denne e-postmalen for å takke for mottatt søknad. 

e-postmal-rekruttering-takk-for-din-soknad.jpg

Når søkte du sist jobb hos deg selv?

Hvordan hadde du selv hadde ønsket å bli behandlet dersom du skulle søkt på en ny stilling? Det viktig at hver kandidat som har sendt en søknad føler seg godt behandlet, uavhengig om dere strever med høye søknadsvolum eller leter høyt og lavt etter kvalifiserte kandidater. Hvordan dere imøtekommer kandidater avgjør om de opplever dere som en attraktiv og potensiell arbeidsgiver, noe som videre påvirker bedriftens rykte og andre personers motivasjon til å søke jobb hos dere.

Det første skrittet for å skape en god kandidatopplevelse er å gi tilbakemelding på at søknaden er registrert.

Bekreftelse på mottatt jobbsøknad 

Det er verdt å legge litt tid i e-posten til kandidatene som bekrefter at søknaden deres er mottatt. Tross alt er det den første direkte kontakten fra din bedrift. Bekreftelsesmail er også en effektiv kanal for å informere om hvordan rekrutteringsprosessen ser ut. Venter du til søknadsfristen går ut før du ser på søknadene, og ser du i det hele tatt gjennom samtlige søknader? Fortell om det. Da er risikoen mindre for at kandidatene går lei av lang ventetid og færre vil ta kontakt for å spørre om hvordan det går med rekrutteringsprosessen.

I e-posten som bekrefter mottatt søknad kan det være lurt å inkludere følgende:

  • Kandidatens navn og hvilken stilling de har søkt på.
  • Informasjon om at søknaden er mottatt.
  • Beskrivelse av rekrutteringsprosessen:
    • Når begynner dere å kalle inn aktuelle kandidater til intervjuer?
    • Hvor lang tid kommer rekrutteringsprosessen til å ta?
    • Når og hvordan får kandidaten beskjed om vedkommende har gått videre?
  • Kontaktopplysninger til ansvarlig rekrutterer dersom kandidaten har flere spørsmål.
  • Pass på å formidle bedriftens særegenhet:
    • Lenker til sosiale medier.
    • Skriv med en tone som passer din bedrift. 

Spar tid med en e-postmal

Fortsatt er det tidlig i rekrutteringsprosessen og du kan med fordel utforme en generell e-postmal som brukes til alle tilbakemeldinger i samme rekrutteringsprosess. Avhengig av søknadsvolum kan det være aktuelt å utforme en generell mal der du kun behøver å bytte ut arbeidstittel eller informasjon om søknadsdato, eventuelt lage en e-post med et mer personlig språk og kandidatens navn. 

Forslag til e-postmal som svar på søknaden

Emnefelt: Vedrørende din søknad til [bedriftens navn]

Hei [kandidatens navn],

Vi har mottatt din søknad på stillingen som [stillingstittel]. [Kort informasjon om hvordan rekrutteringsprosessen kommer til å se ut]. Du kan lese mer om oss på vår karriereside [lenke til karrieresiden] eller følg oss på Facebook [lenke til bedriftens Facebook-side] og Instagram [lenke til Instagram-konto] for å se våre siste oppdateringer. 

Har du noen spørsmål er du velkommen til å kontakte meg på [telefonnummer og/eller e-postadresse]. 

Hilsen
[Ditt navn]
[E-postsignatur og kontaktopplysninger]

Inspirasjon til din e-postmal 

Ha gjerne en personlig tone i kommunikasjonen med kandidatene. På samme måte som bedrifter benytter logoer og farger for å vise merkevaren sin er det også mulig å se bedriftens personlighet i skriftlig tekst. Tilpass e-postmalen med ord, uttrykk og forklaringer som passer tonen i deres bedrift. Her gir vi deg noen eksempler til inspirasjon:

Uformell og personlig tone for den som søker på en stilling
Heisann [kandidatens navn]! Så hyggelig at du vil jobbe med oss her i [bedriftens navn]. Vi har nå mottatt og registrert din søknad til stillingen som [jobbtittel]. Vi ser på søknader fortløpende og kommer til å gi deg beskjed innen [datoom du har gått videre til intervju. Dessverre kommer vi ikke til å rekke å møte alle personlig. Føler vi at det ikke er match akkurat denne gangen vil [navn på rekruttereren] gi deg beskjed via e-post. Hold gjerne kontakten med oss på Instagram og Snapchat!

Formell tone som henvender seg til alle som har søkt en på en stilling: 
Hei. Dette er en bekreftelse på at vi har mottatt og registrert din søknad til stillingen som [jobbtittel]. Vi vil begynne å gjennomgå søknader når søknadsfristen er utløpt [søknadsfrist]. Vi tar kontakt med samtlige kandidater, enten de har gått videre til intervju eller ikke. Du kan lese mer om vår rekrutteringsprosess på denne siden [lenke til karriereside]. Vi vil takke for din interesse og ønsker deg en fortsatt fin dag.

Generell tilbakemelding til alle som har søkt jobb i bedriften:
Hei! Vi ser alltid frem til å lese gjennom søknader fra personer som vil jobbe hos oss i [bedriftens navn]. Vi vil takke for at du har søkt jobb hos oss, og bekrefter med dette at søknaden din er registrert. En av våre rekrutterere kommer til å kontakte deg i løpet av kort tid med status på søknaden din.

God kommunikasjon gir en bedre kandidatopplevelse  

Derfor har vi laget en sjekkliste for områder som ofte kan forbedres for å holde kandidatene fornøyde slik at dere skaper ambassadører i rekrutteringsprosessen. Last den gjerne ned.

Last ned sjekkliste for en positiv kandidatopplevelse

Les også:
- Å takke nei og avslå kandidater
- Fem årsaker til at kandidater hopper av rekrutteringsprosessen
- Syv grunner til å slutte å rekruttere via mail

Publisert 01.02.2018

Kategorier: Kandidatopplevelse, Utvalgsprosessen, Automatisering

ReachMees blogg

På ReachMees blogg finner du alt du trenger å vite om rekruttering. Fordyp deg i emner som karrieresider, å tiltrekke seg kandidater, arbeid med employer branding og hvordan skrive gode stillingsannonser. I tillegg finner du selvfølgelig informasjon om rekrutteringsprosessen, utvalgsmetoder og hvordan man praktisk gjennomfører vellykkede rekrutteringsprosesser. 

Abonner på vår blogg og få de siste artiklene rett i din innboks. 

Abonner på bloggen

Populære artikler