Intervjunotater og GDPR – hva gjelder for rekrutterere?

"Må vi dele intervjunotatene med kandidaten når GDPR trer i kraft?". Spørsmålet stammer fra de nye reglene som kommer med personvernforordningen GDPR, som handler om at kandidatene får rett til å få tilgang til personopplysningene sine. Som et ledd i vår pågående artikkelserie der vi diskuterer GDPR og hvordan forordningen påvirker rekruttering vender vi nå blikket mot hvordan GDPR kan komme til å påvirke hvordan du skal og bør jobbe med kandidatenes intervjusvar.

intervjunotater-og-gdpr-hva-gjelder-for-rekrutterere

Rett til tilgang og til å se svarene

Et av grunnprinsippene som gjelder for behandling av personopplysninger innen rammen for GDPR er at kandidaten har rett til å få tilgang til opplysningene om seg selv. Ved forespørsel skal kandidatene blant annet få vite:

  • Om personopplysningene har blitt behandlet
  • Hvilke kategorier av personopplysninger som har blitt behandlet
  • Hvor lenge opplysningene skal behandles
  • Hensikten med behandlingen samt i hvilken tidsperiode opplysningene skal behandles/lagres
  • Dersom opplysninger er hentet fra en annen kilde enn fra kandidaten: hvor informasjonen kommer fra?

Den delen av forordningen som har skapt mest usikkerhet og nervøsitet angående innsyn, kan leses mot slutten av artikkel 15:

"Den behandlingsansvarlige skal gjøre tilgjengelig en kopi av personopplysningene som behandles."

Forklaring av personopplysninger: En personopplysning er informasjon som direkte eller i kombinasjon med andre opplysninger kan tilbakeføres til en spesifikk person. Informasjon som umiddelbart kan identifisere en person er for eksempel: navn, telefonnummer og bostedsadresse. Opplysninger som kan tilbakeføres til et individ er en kombinasjon av informasjon som for eksempel tidligere arbeidsoppgaver, arbeidssted eller arbeidstittel i kombinasjon med firmanavn.

Les også: Forstå GDPR og hvordan det påvirker dine rekrutteringer.

Hva gjelder for GDPR og intervjunotater?

Ettersom kandidater oppgir personlig informasjon om seg selv i jobbintervjuet er det grunn til å tolke det slik at intervjusvar er personopplysninger. Derfor kan det være slik at selve intervjusvarene må utleveres på forespørsel fra kandidaten. 

Det store spørsmålet blir da: hva med resten av notatene fra jobbintervjuet som ikke er direkte eller indirekte personopplysninger? "Intervjunotater" omfatter jo som regel langt mer enn bare det kandidaten har svart på spørsmålene dine. Mange rekrutterere skriver ned hvilke tanker de har underveis i intervjuet, hvordan de har opplevd kandidatens svar og vurderinger eller tolkninger av hvor godt kandidaten kan passe til stillingen.

En generell bekymring ved tanken på at man kanskje må utlevere notater er at kandidatene kan komme til å reagere negativt på rekruttererens notater og kommentarer om en selv.

På spørsmålet om å utlevere samtlige notater er det korte svaret: per i dag er det uklart hva som gjelder.  

Noen virksomheter tolker GDPR som at notater fra selve jobbintervjuet klassifiseres som arbeidsmateriale og dermed ikke må bli utlevert. Det er imidlertid uklart om denne tolkningen vil være gjeldende når GDPR trer i kraft.

Derfor er det uansett grunn til å se over arbeidsrutiner for hvordan man håndterer notater fra intervjusvar og møter som kan involvere personopplysninger. 

Les også: Håndbok i GDPR og rekruttering – gratis e-bok.

Håndtering av intervjusvar og notater fra jobbintervjuet

Man kan tenke seg at det er lurt å skille fullstendig mellom de faglige intervjusvarene og egne refleksjoner dersom personlige notater inneholder personopplysninger. På denne måten separerer man vurderingene av hvor godt intervjusvarene tilsier at kandidaten passer til stillingen fra andre notater bestående av personlige tanker og refleksjoner fra rekrutterere og rekrutterende leder.

Dette kan gjøres ved å være tydelig på hvilke spørsmål som stilles i jobbintervjuet med hjelp av en intervjumal, tydelighet for hvordan kandidatens svar skal tolkes og vurderes, eller ved å ha en policy over hva det er lov å notere fra intervjuet. Dersom kandidatene ber om et utdrag av det dere har lagret vil de kun få den informasjonen de har gitt i svarene sine.

Tips! Klikk her for å se alle artiklene ReachMee har skrevet om GDPR og rekruttering.

Det er altså anbefalt å ha en tydelig struktur for intervjuspørsmålene og en policy for hvordan notater skal føres. En vurderingsmatrise kan være til hjelp for å ha en tydelig mal for intervjuspørsmålene. Et annet positivt aspekt er at en vurderingsmatrise er noe konkret å gi til de rekrutterende lederne slik at de har et fast intervjuopplegg å følge.

Noen punkter å tenke gjennom for å organisere intervjunotater er dermed: 

  • Relevante spørsmål. GDPR krever at det foretas en interesseavveining for hvilke personopplysninger som samles inn. På samme måte bør altså spørsmålene som stilles i jobbintervjuet være relevante for rekrutteringen.

  • En tydelig intervjustruktur. En tydelig struktur for jobbintervjuet og for spørsmålene som stilles gjør det enklere å sikre at du ikke ber om og behandler irrelevante personopplysninger. Med GDPR i ryggen kan HR gjennomgå rutiner og prosesser for å styre hvordan rekrutterende ledere skal jobbe med intervjuer. 

  • Oppbevar intervjunotater digitalt. Håndskrevne og elektroniske notater er likestilte, derfor anbefales det å overføre notater til et digitalt system der notatene blir enklere å administrere og oppbevare.

  • Noter intervjusvarene, ikke dine vurderinger. Én tolkning av GDPR er at kandidaten har rett til å få innsyn i intervjusvarene sine, men ikke nødvendigvis dine vurderinger eller notater om kandidaten. Hold derfor kandidatens svar atskilt fra dine egne vurderinger, og ikke bland konkrete svar med personopplysninger. Da minimerer du risikoen for å havne i en vanskelig situasjon. 

Mer veiledning om GDPR og rekruttering? Last ned vår håndbok!

GDPR påvirker hele rekrutteringsprosessen. Et godt første skritt for alle rekrutterere og virksomheter er å sette seg inn i personvernforordningen. Som en start kan vi tilby hjelp i form av en gratis håndbok.

Håndboken sammenfatter og forklarer noen av de sentrale delene med GDPR og gir tips til hvordan dere forbereder virksomheter og rekrutteringsprosessene deres i forkant av GDPR.

Last ned håndbok om GDPR og rekruttering 

Viktig! Informasjonen som blir gitt her er vår tolkning av GDPR og hvordan den kommer til å påvirke rekrutteringer og arbeidet med personopplysninger. Informasjonen er ikke juridisk rådgivning.

Publisert 03.05.2018

Kategorier: GDPR og rekruttering, Jobbintervju

ReachMees blogg

På ReachMees blogg finner du alt du trenger å vite om rekruttering. Fordyp deg i emner som karrieresider, å tiltrekke seg kandidater, arbeid med employer branding og hvordan skrive gode stillingsannonser. I tillegg finner du selvfølgelig informasjon om rekrutteringsprosessen, utvalgsmetoder og hvordan man praktisk gjennomfører vellykkede rekrutteringsprosesser. 

Abonner på vår blogg og få de siste artiklene rett i din innboks. 

Abonner på bloggen

Populære artikler