Involvering av ledere i rekrutteringsprosessen = Risky business?

Ofte får jeg spørsmålet: «Du som snakker med personer som jobber med rekruttering hver dag, hva er det disse er mest opptatt av?» Dette er et spørsmål med mange passende svar, men det er spesielt ett tema som har gått igjen i det siste i mine daglige dialoger - og det er desentralisert rekruttering og involvering av flere ledere i rekrutteringsarbeidet. Jeg har hatt noen veldig gode samtaler på dette temaet og fikk derfor lyst til å skrive et innlegg.

Involvering av ledere i rekrutteringsprosessen = Risky business?

Til daglig hjelper jeg mellomstore og større selskaper med å tilrettelegge et rekrutteringsverktøy som står i tråd med den rekrutteringsstrategien man ikke bare fører i dag - og den strategien man ønsker i fremtiden.

Noe jeg opplever at mange er opptatt av i disse dager, er desentralisert rekruttering. Et av de store målene med å innføre et rekrutteringsverktøy og en ny rekrutteringsstrategi for selskapet er å involvere flere ledere på sikt i en større del av rekrutteringsprosessen. Med det ønsker man en mer strømlinjeformet arbeidsmetodikk, samtidig som HR sparer tid. Allikevel presiseres det raskt at involvering av flere ledere ligger lenger fremme i den store HR strategien, og inntrykket mitt er at man ofte er litt engstelig for å faktisk ta dette steget.

Typiske tre scenarioer jeg hører er disse:

  1. ”Vi ønsker å legge føringer fra sentralt hold før ledere involveres, for å sikre at rutiner blir fulgt og at de som ikke har så god erfaring med rekruttering kommer inn i rutinene våre. Vi ønsker en desentralisert hverdag i større grad enn i dag, men vi skynder oss sakte.”
  2. ”Vi er klar over at dagens involverte lederne fører forskjellige strategier når de rekrutterer. Vi skulle gjerne ha strømlinjeformet disse rutinene i større grad, men vi er redde for at det vil ta mye av tiden vår- og ikke minst ledernes dyrebare tid.”
  3. ”Vi har tidligere involvert flere ledere enn vi gjør i dag og dette førte til en god del feilansettelser. Dette gjorde at vi måtte nedbemanne, for så nå å kunne bemanne opp igjen. Denne gangen er vi nødt til å gjøre ting riktig og da må vi i ledelsen ta styringa.”

For å komme med noen erfaringer vil jeg trekke frem disse:

  • Tilpassede brukernivåer: Sørg for at alle har tilgang til rekrutteringsverktøyet selv om alle nødvendigvis ikke deltar eller ansetter like mye. Få hjelp til å tilpasse hverdagen for den enkeltes formål i systemet ved å fjerne tilgang til unødvendige gjøremål. På denne måten sørger du for at systemet er intuitivt selv for den som bruker systemet sjeldent.
  • Et malbasert rekrutteringssystem: Standardiser maler fra sentralt hold, slik at for eksempel annonsemaler er enkelt tilgjengelig for alle som skal skape nye stillinger og publisere annonser. På denne måten sørger dere for at sentrale føringer blir praktisert, samtidig som dere sparer inn på tidsbruk. 
  • En ryddig prosess: Sørg for at de som skal screene kandidater får nyttig info om kandidaten tidlig i prosessen ved bruk av utvalgsspørsmål i søknadsskjemaet. Legg heretter opp et ryddig prosessløp som kandidatene skal igjennom med en oversiktlig mappestruktur.
  • Automatiserte rekrutteringsprosesser: Spar tid for alle involverte, samtidig som du sikrer gode rutiner ved volumrekruttering med et automatisert prosessløp for kandidaten. Dette inkluderer screening, automatisk utsendelse av tester og predefinerte maler for opprettelse av komplette oppdrag.

Avslutningsvis vil jeg si at min personlige erfaring er at man med et intuitivt og fleksibelt rekrutteringsverktøy ser at det å involvere flere ledere i verktøyet kommer som en naturlig del kort tid etter at man har gått i gang med å bruke systemet. Jeg ser også at flere gjør dette som en naturlig del av å oppgradere til et nytt verktøy, at man da får litt blod på tann i forhold til å innføre nye strukturer.

Les mer: Ta en titt på Jeanettes innlegg En HR-verden i digital endring, der hun deler sine tanker om digitalisering av HR. 

En suksesshistorie jeg holder kjært var da jeg hørte at det å inkludere visse ledere i verktøyet og med det inkludere de i større deler av rekrutteringsprosessen ble benyttet som viktig kompetanseutvikling for leder! Jeg må si at det er nettopp slike historier som bidrar til at det er så gøy å jobbe med forskjellige bedrifter og få lov til å følge disse i deres utvikling på rekrutteringsfronten! 

Ha gode rutiner når du involverer ledere 

Enten du samarbeider sammen med en leder som har mye eller lite rekrutteringserfaring vil det være nyttig å ha en liste med punkter som dere går gjennom før hver rekruttering. Derfor har vi utviklet en sjekkliste som du gjerne må laste ned. Kanskje vil du legge til eller ta bort noen punkter, men fungerer som et godt grunnlag for å forbedre kommunikasjonen mellom HR og avdelingsleder.

Last ned sjekkliste for  involvering av rekrutterene ledere

Jeanette Bratli er Business Development Manager i ReachMee

Jeanette Bratli er Business Development Manager i ReachMee, noe som innebærer at hun er prosjektleder for nye salgsprosesser. Med en grundig behovsanalyse av hver virksomhets rekrutteringsutfordringer passer Jeanette på at rekrutteringsverktøyet ReachMee tilrettelegges og skreddersys etter hver enkeltes behov.

Artikkelen ble publisert 8. mars 2017

Publisert 08.03.2017

Kategorier: Automatisering, Kommunikasjon med ledere, Kandidatopplevelse, Retail