Syv grunner til å slutte å rekruttere via mail

2017-11-30

Syv grunner til å slutte å rekruttere via mail

Tar du fortsatt i mot søknader via mail? Sender du søknader og CV-er til kollegaer eller sparer du på interessante kandidater i mailen eller på pc-en din? Her er syv grunner til at du bør slutte med det og endre rutinene for kandidathåndtering. GDPR, statistikk og kandidatopplevelsen er noe av det du bør tenke over dersom du i dag rekrutterer via mail. 

syv-grunner-til-aa-slutte-aa-rekruttere-via-mail.jpg

1. Tilgang til mailen ved sykdom eller permisjon

Tenk om du får en kraftig runde med influensa og blir sengeliggende i flere uker. Er det noen andre på kontoret som du er komfortabel med å dele passordet til mailen din med? Det er jo en sjanse for at denne personen også kommer over øvrige mailer når vedkommende ikke er kjent med ditt mail-oppsett. Dersom du ikke vil gi noen andre tilgang til mailen din om du blir borte fra jobb noen dager er det på den andre siden en stor risiko for at du mister gode kandidater eller at dere gir noen en dårlig kandidatopplevelse. 

2. GDPR

En felles mail-innboks for søknader der flere medarbeidere kan logge inn er heller ikke optimalt. GDPR, den nye personvernsforordningen som trer i kraft 25. Mai 2018, innebærer at du må ha full kontroll på alle søknader og hvem som har innsyn i disse. Ettersom du også må slette personopplysninger etter en viss periode i henhold til GDPR, må du gå over absolutt alle steder der man kan finne personopplysninger om kandidater: innboks, utboks, videresendte meldinger, Excel-dokumenter, fysiske utskrifter av CV-er, eller dokumenter som er lagret på dataen. Vi har satt sammen en lettlest og praktisk rettet håndbok for GDPR og rekruttering, last den gjene ned. 

Last ned håndbok om GDPR og rekruttering 

3. Kandidatopplevelse og tilbakemelding

Sikrer du at alle som søker på en stilling får et svar om at søknaden er mottatt, og gir dere tilbakemelding til alle kandidatene underveis i prosessen om de er videre eller ikke? Manglende tilbakemelding kan gi kandidatene en så negativ opplevelse at de unngår å søke jobb hos dere i fremtiden, og i verste fall oppfordrer bekjente til heller ikke å søke. Tilbakemelding til alle via mail kan være en stor utfordring når du håndterer mange søknader til flere stillinger.

Last ned en sjekkliste for å sikre en god kandidatopplevelse. 

4. Digital innboks, men manuell håndtering

La oss fokusere på at du skal holde styr på søknadene i mail-innboksen. Du mottar mail med søknader som skal sorteres etter rett stilling og spørsmål fra kandidater som må følges opp. I tillegg får du sikkert vanlige mail fra kollegaer og diverse nyhetsbrev som blander seg med søknadene. Du glemmer vel ikke å sjekke søppelposten i tilfelle noen søknader ble registrert som spam ved et uhell?

5. Intern kommunikasjon om kandidater

Å evaluere kandidater i en rekrutteringsprosess kan bli mye ekstraarbeid når det gjøres via mail. Frem og tilbake mellom HR og rekrutterende leder for å finne ut hvilke kandidater man ønsker å kalle inn til et intervju, sjonglere tidsplaner, kommunisere møtetidspunkt til kandidater og så videre. I tillegg skal man holde styr på intervjunotater. Det er en stor fare for at noe av informasjonen går tapt, og at dere mislykkes med å identifisere rett kandidat for jobben.

Last ned en guide for å sikre god kommunikasjon mellom HR og avdelingsledere.

6. Statistikk og oppfølging

Hvor lang er time-to-hire, og hvilke annonsekanaler gir de beste resultatene? Med mail er det vanskelig å følge opp statistikk og KPI-er, ikke minst nøkkeltall som alltid er verdsatt av ledelsen. En annen bonus er at oppfølging av statistikk kan hjelpe dere å spare penger ved å vite hvilke annonsekanaler som gir dere flere og bedre kandidater.  

7. Kandidatbank

Selv om kandidaten ikke fikk denne stillingen kan det være at vedkommende er aktuell til fremtidige stillinger. Da er det lurt å ha en kandidatbank for å holde kontakten. Å sortere kandidatene i en mappe i mailen din eller å kopiere innholdet inn i en Excel-fil tar mer tid enn det er verdt. Det blir vanskelig å søke på innehold i CV-er, på kompetanser og nøkkelord.

Nevnte vi GDPR? Du kan ikke sitte på søknader med personopplysninger for lenge – og det blir raskt irriterende om du skal ha kalenderpåminnelser hvert femte minutt om at noe må slettes. Kandidatbanken blir derimot litt enklere å håndtere når alt samles på samme lagringsplass og når gamle søknader automatisk bli slettet.

Bruk et rekrutteringsverktøy

Automatisk tilbakemelding, samlet lagring for alle søkedokumenter, GDPR-sikker håndtering, statistikk og kandidatbank med slettingsrutiner er bare noe av det du kan gjøre med et rekrutteringssystem. Enkelt, trygt og tidseffektivt for både deg som rekrutterer og rekrutterende ledere.  

Last ned kjøpeguide for rekrutteringssystem

Les også:

- Sitter kandidatene igjen med en god kandidatopplevelse? 
-
 Avdelingslederens rolle i bedriftens rekrutteringer.
- Hva innebærer GDPR for deg som jobber med rekruttering?

Abonner på ReachMees blogg Gjør som mange andre og abonner på vår blogg for å få nye innlegg, invitasjoner til våre kommende arrangementer, webinar og kurs rett i innboksen din.

Relaterte innlegg