Kiitos ei – hakijan hylkääminen

Hylätty. Ei tärpännyt tällä kertaa. Kiitos ei. Hakemuksien hylkääminen on osa rekrytointiprosessia ja viestin välittäminen hakijalle tärkeää hakijakokemuksen kannalta. Huonojen uutisten kertominen saattaa tuntua epämukavalta, mutta kaikki eivät voi saada samaa työpaikkaa ja hakijatkin ymmärtävät sen. Pääasia on, että annat rehellistä palautetta ja välität tiedon kohtuullisen ajan kuluessa siitä, pääsikö hakija jatkoon vai menikö työpaikka jollekulle toiselle. Seuraavaksi muutamia vinkkejä ja neuvoja, jotka helpottavat ilmoittamista hylätyille hakijoille.

ei-kiitos-hakijoiden-hylkääminen

Kielteinen vastaus, mutta hyvä hakijakokemus

On hyvä pohtia, miten ilmoittaminen hylätyille hakijoille hoidetaan, sillä se vaikuttaa yrityksen työnantajamielikuvaan. Huonon hakijakokemuksen saaneet ehdokkaat eivät hae jatkossa töitä kyseisestä yrityksestä ja saavat kenties muutkin hakijat välttämään sitä. Ei kuulosta kovinkaan hyvältä. Jos hakijalle muodostuu positiivinen kokemus yhteydenpidosta, kohtaamisesta rekrytoinnin aikana ja hakuprosessia koskevien tietojen saatavuudesta ovat ehdokkaat harvoin tuohtuneita siitä, etteivät he saaneet hakemaansa työpaikkaa.

Käytännössä suurin osa avointa työpaikkaa hakeneista saa kielteisen vastauksen. Pohdi siksi tarkkaan, miten voit kohdata hylätyt ehdokkaat hyvin ja saada näin aikaan mahdollisimman hyvän vaikutelman yrityksestäsi. Miten itse haluaisin tulla kohdatuksi tässä tilanteessa?

Vinkki! Hyödynnä tätä muistilistaa, joka auttaa parantamaan hakijakokemusta rekrytoinnin kaikissa vaiheissa. Lataa tästä.

Karsinta ja ensimmäinen ilmoitus

Kun hakemukset on vastaanotettu, on aika suorittaa ensimmäinen karsinta- ja arviointikierros. Parhaiten hakukriteereitä täsmäävät hakijat selvität nopeasti käyttämällä valintakysymyksiä osana hakemusta. Ilmoita hakijoille mahdollisimman nopeasti mikäli he eivät ole päässeet jatkoon ja keskity potentiaalisiin hakijoihin.

  • Kerro hylkäysviestissä selkeästi, miksi hakija ei ole päässyt jatkoon.
  • Oletko lähettänyt hakemuksen vastaanottovahvistuksen ajallaan? Odota muutama päivä ennen hylkäysviestin lähettämistä, jotta vahvistus- ja hylkäysviesti ei saavu liian lähekkäin.

Lisäkarsinta arviointitestien avulla

Erityisesti volyymirekrytoinneissa on hyvä hyödyntää arviointitestejä jo prosessin alkuvaiheessa. Testit toimivat hyvin esimerkiksi toisessa hakuvaiheessa, kun hakijat ovat päässeet valintakysymyksistä eteenpäin.

Ota huomioon, että monet ehdokkaat saattavat jännittää erilaisia testejä ja kokea tulleensa arvoiduiksi epäreilusti, jos kielteinen vastaus tulee suoritetun testin jälkeen. Luo ehdokkaille oikeanlaiset odotukset esittelemällä testit jo varhaisessa vaiheessa ja kertomalla, miten testejä käytetään rekrytointiprosessissa. Hylkäysviestissä on hyvä kertoa uudelleen, miten testitulokset vaikuttivat päätökseen.

  • Ennen kuin ehdokas suorittaa testin: Kerro, mistä testi rakentuu ja miten tulos vaikuttaa ehdokkaan jatkomahdollisuuksiin.
  • Hylkäysviesti: Kerro uudestaan, miten testi vaikutti hylkäyspäätökseen.
  • Valmistaudu antamaan tarkempaa palautetta hakijoille, jotka sitä pyytävät. Palautteen antaminen puhelimessa ei vie montaa minuuttia, mutta parantaa olennaisesti työnantajamielikuvaa.

 Ehdokkaan hylkääminen haastattelun jälkeen

Ehdokkaan pääseminen haastatteluun osoittaa, että häntä pidetään kiinnostavana vaihtoehtona kyseiseen työpaikkaan. Mieti miltä tuntuisi, jos yrityksestä ei kuuluisi haastattelun jälkeen mitään ja vasta muutaman viikon kuluttua hakija saisi tietää, että tehtävä on mennyt jollekulle muulle?

Yrityksen on tärkeää määritellä rutiinit tilanteisiin, joissa ehdokas ei pääse jatkoon videohaastattelun, puhelinhaastattelun tai henkilökohtaisen tapaamisen jälkeen. Ilmoittaako päätöksestä se, joka on ollut viimeksi yhteydessä ehdokkaaseen? Vai onko ilmoittajana aina rekrytointivastaava? Hylkäysrutiineihin kuuluu myös se, milloin ilmoitetaan hylkäämisestä puhelimitse ja milloin sähköpostitse. 

Ilmoita kieltävästä päätöksestä sähköpostin sijaan puhelimitse seuraavissa tilanteissa:

  • Ehdokas on päässyt rekrytointiprosessissa viimeiselle haastattelukierrokselle.
  • Ehdokas on toivonut palautetta haastattelustaan.
  • Haluat itse saada palautetta ja tietoa ehdokkaan hakukokemuksesta ja mahdollisuuden kysyä ehdokkaalta tarkemmin haastatteluprosessista.
  • Ehdokas on kiinnostava vaihtoehto yrityksen toiseen tehtävään ja haluat kannustaa häntä hakemaan sitä.
  • Haluat luoda ehdokkaaseen suhteen tulevia työpaikkoja varten.

Ilmoittaminen hylätyille ehdokkaille

Lopulta vain yksi ehdokas voi saada työpaikan ja tämä tarkoittaa, että kaikille muille on tavalla tai toisella ilmoitettava hakemuksen hylkäämisestä. Ota huomioon seuraavat asiat, kun on aika ilmoittaa ehdokkaille, etteivät he pääse jatkoon:

  • Älä pidä ehdokkaita tulisilla hiilillä, vaan palaa asiaan mahdollisimman pian.
  • Kerro miksi ehdokas ei päässyt rekrytointiprosessissa jatkoon.
  • Muista henkilökohtaisuus. Sisällytä viestiin pieniä, mutta merkityksellisiä tietoja ehdokkaan hakemasta työpaikasta, jotka ovat yksilöllisiä. Esimerkiksi työnimike ja ehdokkaan nimi.
  • Vältä kliseitä. ”Kiitos kiinnostuksestasi. Päteviä hakijoita oli paljon ja olemme nyt päättäneet jatkaa rekrytointiprosessia muiden hakijoiden kanssa.” on persoonaton viesti eikä kerro, miksi ehdokas on hylätty. Lisäksi viestin sisältö vaikuttaa suoraan kopioidulta. Käytä sen sijaan henkilökohtaisempaa tyyliä.
  • Ole rehellinen. Jos ehdokas ei ole kiinnostava vaihtoehto muihin tehtäviin, älä kannusta häntä hakemaan.

Valmistaudu antamaan palautetta ja siihen, että ehdokas haluaa tietää miksi hänen hakemuksensa on hylätty.

 

Lisää vinkkejä hakijakokemuksen parantamiseen löytyy aihetta koskevassa muistilistassamme.

Lataa: Muistilista - Hakijakokemus

Lue myös:

 

Julkaistu 06.06.2018

Kategoriat: hakijakokemus, työnantajamielikuva

Rekrytointiblogi

ReachMeen blogista löydät kaiken minkä haluat ja tarvitset tietää rekrytoinnista. Opi lisää onnistuneiden urasivujen laatimisesta, ehdokkaiden houkuttelemisesta, työnantajamielikuvan työstämisestä sekä miten työpaikkailmoituksien luomien onnistuu parhaiten. Tämän lisäksi löydät myös tietoa rekrytointiprosessista, eri valintametodeista ja miten käytännössä toteutat onnistuneen rekrytoinnin.

Tilaa blogimme niin saat viimeisimmät julkaisumme suoraan sähköpostiisi.

Tilaa blogi sähköpostiisi

Suosituimmat blogit